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Exchange Online - 共有メールボックスの作成方法と各種権限設定について

2022年9月19日

自分
閲覧ありがとうございます。ゆっくり よんでいってください

本記事に記載の内容は、
「 Exchange Online - 共有メールボックスの作成方法と各種権限設定について 」説明しています。

権限設定は、本記事の下部になるので 権限のみ確認したい方は
下までスクロールしてくださいっ。

 

ExO - 共有メールボックス とは?

共有メールボックスを利用すると、複数のユーザーが1つのメールボックスを参照してメールを読んだり
共有メールボックスのメールアドレスを利用してメールを送信することが可能です。
また、共通利用が可能な予定表を利用することが可能になるため、
共有メールボックスを参照できる複数のユーザーを対象とした休暇や行事、勤務シフトといったスケジュール管理も可能です。

受信したメールを既読にすることで、まだ読んでいない方にも既読状態が反映されます。
また送信したメールを共有メールボックスの送信済みアイテム に保管することも可能なため、
問合せ窓口 用のメールボックスとして運用することも可能です。

 

共有メールボックスの作成~メンバー追加~権限設定

Exchange Online管理者権限 または グローバル管理者権限が必要です。

 

共有メールボックスを作成する手順

  1. 管理者権限を持ったアカウントで、Exchange 管理センター にアクセスします。

  2. Exchange 管理センター が開いたら、
    画面左側にある、[受信者]をクリックし、[メールボックス]をクリックします。
    画面左側にある、[受信者]をクリックし、[メールボックス]をクリック

  3. メールボックスの管理 画面が開くので、
    [+共有メールボックスを追加]をクリックします。
    [+共有メールボックスを追加]をクリック

  4. 画面右側に 共有メールボックスの追加 画面が表示されるので、
    以下項目の設定を行い、[作成]をクリックします。
    • 表示名:共有メールボックスの名前を入力します。
    • メールアドレス:共有メールボックスのメールアドレスを入力します。
    • エイリアス:入力したメールアドレスの[@マーク]より左側を入力します。
      表示名:共有メールボックスの名前を入力します。 メールアドレス:共有メールボックスのメールアドレスを入力します。 エイリアス:入力したメールアドレスの[@マーク]より左側を入力します。
  5. [共有メールボックスが作成されました]というメッセージが表示されれば作成完了です。
    ※反映に5分~30分程度かかる場合があります。
    [共有メールボックスが作成されました]というメッセージが表示されれば作成完了です。 ※反映に5分~30分程度かかる場合があります。

共有メールボックスにメンバーを追加し、メールボックスに対する権限を設定する手順

  1. 管理者権限を持ったアカウントで、Exchange 管理センター にアクセスします。

  2. Exchange 管理センター が開いたら、
    画面左側にある、[受信者]をクリックし、[メールボックス]をクリックします。
    画面左側にある、[受信者]をクリックし、[メールボックス]をクリック

  3. メールボックスの管理 画面が開くので、
    メンバーの追加や権限設定を行いたい、共有メールボックスをクリックします。
    メンバーの追加や権限設定を行いたい、共有メールボックスをクリック

  4. 画面右側に、クリックした共有メールボックスの詳細情報が表示されるので
    [委任]タブをクリックします。
    クリックした共有メールボックスの詳細情報が表示されるので [委任]タブをクリックします。

  5. 権限が2種類表示されるので、以下表に合う権限を選択しユーザーを割り当てます。
    読み取りと管理 メールの読み取り、表示、削除、変更を行ったり、タスクと予定表や連絡先を作成することが可能です。
    メールボックス所有者として送信 メールの送信時に共有メールボックスのメールアドレスで送信することができます。
    ※受信したメールを閲覧するためには、[読み取りと管理]の権限付与も必要です
    権限が2種類表示されるので、以下表に合う権限を選択しユーザーを割り当てます。

  6. メールボックスの委任の管理 画面が表示されるので、[+Add members]をクリックします。
    メールボックスの委任の管理 画面が表示されるので、[+Add members]をクリック

  7. ユーザーアカウントが一覧で表示されるので、
    権限を割り当てたいユーザーアカウントにチェックを入れ、[保存]をクリックします。
    権限を割り当てたいユーザーアカウントにチェックを入れ、[保存]をクリック

  8. アクセス許可の委任を追加しますか? という確認画面が表示されるので、
    [確認]をクリックします。
    アクセス許可の委任を追加しますか? という確認画面が表示されるので、 [確認]をクリック

  9. これらのメールボックスにメールボックスのアクセス許可が追加されました
    と表示されれば、権限の割り当て作業が完了です。
    ※反映まで5分~30分程度かかる場合があります。
    これらのメールボックスにメールボックスのアクセス許可が追加されました と表示されれば、権限の割り当て作業が完了です。 ※反映まで5分~30分程度かかる場合があります。

 

さいごに・・・

ここまで読んでいただきありがとうございます。

共有メールボックスの作成方法とメンバーの追加方法について、手順を記載していきました。
メンバー追加時には、権限設定も必要になり この権限って何?という疑問も解決できるよう
各権限に関する説明もいれました。

もし設定が難しそうだな~ と感じて利用するのを避けていた方は、
これを機に1つ設定してみて、運用イメージを固めてみてくださいっ

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